Professionalisierung von PM

Bei kaum einem Instrument zur Verbesserung des Projekterfolgs wird der damit verbundene Leistungsumfang so unterschiedlich interpretiert wie bei einem Project Management Office (PMO): das Verständnis reicht von einer reinen Administrations- oder Überwachungsfunktion ("Projektpolizei") über operative Projektunterstützung und Zuständigkeit für PM-Training und -Coaching bis hin zur Verantwortung für eine umfassende PM-Professionalisierung einschließlich Coaching des oberen und des Top Managements.

Bei enger gefassten Zielstellungen zeigt sich der Nutzen eines PMO vorwiegend im operativen Projektmanagement.
Dagegen kann ein PMO, welches als Instrument für eine umfassende Verbesserung des gesamten Projekt-Systems und insbesondere des Projektumfelds verstanden wird, dauerhaften und institutionalisierten Projekterfolg gewährleisten. Dann handelt es sich beim PMO-Aufbau tatsächlich um eine vollumfängliche PM-Professionalisierung, die in den meisten Fällen gleichzeitig ein veritables Change-Projekt darstellt.

Im Folgenden einige der wichtigsten Elemente einer PM-Professionalisierung:

• Aufbau von Prozessen für Einzel- und Portfoliomanagement: Hier sind einfache, dafür aber gut an die Unternehmenssituation angepasste und damit auch leicht anwendbare Prozesse wichtiger als Prozesse, die jede operative Einzelheit beschreiben.
• Implementierung einer PM-Software: Die Integration von Einzel- und Portfolio-PM mit dem Ressourcen-Management kann ab einer gewissen Gesamtzahl von Projekten kaum noch manuell bewerkstelligt werden.
Dagegen kann eine PM-Software diese Integration sehr effizient leisten und dabei gleichzeitig die Vielzahl der sonst zum Einsatz kommenden unterschiedlichen Software-Werkzeuge drastisch reduzierten.
• Durchführung von Coaching und Training: Beides sind unabdingbare Elemente einer PM-Professionalisierung., denn zum einen wird auf der Ebene des Einzelprojekt- und Portfoliomanagements dadurch die methodische und operative Unterstützung der Portfoliomanager und der Projektauftraggeber, -Leiter und –Mitarbeiter sichergestellt.
Zum Andern sorgt aber gerade das Coaching des oberen und des Top-Managements für die auch in den "oberen Etagen" so wichtige und unabdingbare Projektkompetenz.

Eine Professionalisierung bringt im Erfolgsfall die folgenden Ergebnisse:Die für Entscheidungen erforderliche Transparenz ist stets gegeben

• Die Prioritäten aller Tätigkeiten sind klar und auch klar kommuniziert
• Es gibt weniger Projekte – dafür sind es nachweislich die richtigen
• Effektivität (das "was?") und Effizienz (das "wie?") sind gewährleistet
• Die Mitarbeiter organisieren sich selbst - und sie sind motiviert und leistungsbereit
• Das Unternehmen kann rasch und erfolgreich auf Veränderungen reagieren
• Stabilität und Wandel sind in einem angemessenen Gleichgewicht

Der Nutzen all‘ dieser Ergebnisse liegt darin, dass sie in Summe eine entscheidende und unabdingbare Voraussetzung für den dauerhaften Unternehmenserfolg sind.

Riva Partners hat in den vergangenen Jahren eine ganze Reihe von erfolgreichen PMOs aufgebaut, u.a. in den Branchen Automotive, Software-Entwicklung und Life Science.